Door: Christien van de Sande

Vroeger gaf je jezelf ver van tevoren op voor een evenement. Je had er iets over gelezen in de krant, of je collega ging er al jaren heen. Je ging fysiek naar het evenement toe. Nieuwe evenementen moesten veel geld neerleggen voor PR. Maar dat was vroeger. Vroeger hadden we nog geen internet. En vroeger is voorbij. Maar naamsbekendheid blijft essentieel voor een evenement.

Internet geeft ons de mogelijkheid om met onze doelgroep in contact te komen. Social media heeft invloed op de manier waarop we communiceren en informatie delen. Met social media kunnen we met onze doelgroep in contact komen. Social media maakt het mogelijk om een nieuw evenement tot een succes te maken, zonder dat je een dure campagne moet inzetten.

Community
Als organisator van een evenementen moet je vandaag de dag niet alleen offline een goed event faciliteren. Je grootste publiek bevindt zich ‘buiten’ je evenement locatie. Bij evenementen draait het om het delen van dezelfde interesses. Op congressen draait het bijvoorbeeld om inspiratie en kennisdeling van een bepaald onderwerp. Het aantal geïnteresseerden is altijd groter dan je aantal bezoekers. Door gebruik van social media kun je rond je een event een community ontwikkelen. Evenementen zijn dus niet meer een op zichzelf staand moment, maar een continue stroom van kennisdeling. Ook online moet dus alles goed geregeld zijn.

Social media voor een evenement of congres zet je op 3 manieren in:

1. Voor het evenement – Potentiële bezoekers bij evenement betrekken en promoten.
2. Tijdens het evenement – Bezoekers live verslag laten doen via Twitter en blogs.
3. Na het evenement – Onder deelnemers vragen wat zij van het evenement vonden.

1. Voorafgaand aan je evenement

Voorafgaand aan je evenement kun je social media inzetten om je evenement te promoten. Maak gebruik van meerdere social media kanalen waar je potentiële doelgroep rondhangen. De meest gangbare netwerken op dit moment zijn Twitter, Facebook en LinkedIn. Ga op zoek naar een online ambassadeur die jou helpt je content te verspreiden, waardoor de kans op een sneeuwbaleffect groter wordt. Een online ambassadeur is een persoon die ‘een voorbeeld’ is voor je potentiële doelgroep en die een groot online netwerk heeft. Denk bijvoorbeeld aan de sprekers van je evenement. Bouw het vertrouwen op van potentiële bezoekers met interessante content en door ze bij de voorbereiding te betrekken. Ga online met je publiek in gesprek.

Content
Zorg dat je relevante informatie te verspreiden hebt. Bij social media gaat het om de conversatie en het delen van, voor je doelgroep interessante, content. Geen commerciële berichten. Maak hiervoor een content-plan. Bepaal van te voren welke interessante content je waar en wanneer gaat publiceren. Laat bijvoorbeeld sprekers op je site bloggen over het onderwerp. En hou je publiek op de hoogte door updates te plaatsen over de organisatie. En verspreidt stellingen waarop gereageerd kan worden.

Plaats in je berichten op social media ook geregeld een link naar je eigen website. Zorg er voor dat je bericht interessant genoeg is om te delen voor andere. Lees: Hoe maak je berichten geschikt m te verspreiden.

Hieronder nog een aantal punten die kunnen helpen bij het promoten van je evenement:

• Meld je website aan op LinkedIn Events & Facebook Events.
• Bedenk een een Retweet actie. Regelen exclusieve ontmoetingen met sprekers voor je volgers. Of geef kaarten weg.
• Ga zelf connecten met potentiële bezoekers. Zorg dat je te zien bent.
• Claim je eigen hashtag. #
• Maak filmpjes. Interview bezoekers & sprekers.

2. Tijdens het evenement of congres

Social media gebruik je niet alleen voorafgaand aan je evenement. Ook tijdens je evenement kun en moet je het inzetten. Natuurlijk zorg je als organisator voor wireless internet op je locatie. Zorg er voor dat je bezoekers hun verhalen kunnen delen met hun volgers. Communiceer je hashtag goed, zo kun je de berichten op Twitter over je evenement bundelen. Naast de deelnemers kun je zelf ook live-verslag doen op je social media platformen, live blogging. Korte samenvattende berichten en quotes van sprekers. Zorg wel dat het ook voor niet-bezoekers interessant is.

• Deel bijvoorbeeld een prijs voor de best gedeelde foto van jouw evenement.
• Deel de tweets met jouw hashtag in de ontvangstruimte. Projecteer het bijvoorbeeld met op de muur. Je kunt hier Twitterfountain, voor gebruiken.
• Maak filmpjes waarin sprekers vertellen wat ze gaan doen.

3. Achteraf
De mensen die er niet waren moeten door je online berichten overtuigd worden van de inhoud van het evenement, waardoor ze er de volgende keer bij willen zijn. Maar ook bezoekers van het evenement moeten na afloop nog wat te vinden hebben op je site en op je sociale netwerken. Zorg dus ook na afloop voor interessante content.

• Zet de presentaties online met bijvoorbeeld slideshare.
• Evalueer de Tweets voor verbeteringen en communiceer dit.
• Deel foto’s en video’s op Facebook.
• Je evenement online goed neerzetten kost tijd, maar het heeft je dan ook veel te bieden. Je bouwt niet alleen het vertrouwen bij een community, maar geeft ook extra inhoud aan je evenement.

Niet alleen het promoten van je evenement, maar reclame en promotie in het algemeen is veranderd. Traditionele manieren zijn minder effectief. Consumenten verwachten meer. Deel daarom je kennis op je website en overtuig je potentiële bezoekers door het vertrouwen te winnen. Zet dus je evenement zowel off- als online goed neer.