Door: Pieter van Osch

Besturen van een organisatie is één. Inzicht is daarbij onontbeerlijk. Daar zijn we nu op harde wijze achter gekomen. Tijd voor een oplossing. Tijd voor het Social Dashboard.

Onvoldoende inzicht in besturing
De besturing van een virtuele organisatie vergt een ander inzicht in besturing. In de traditionele organisatie hoor je van alles ‘in de wandelgangen’ en zie je mensen aan het werk (of niet). In de virtuele organisatie zie je alleen de ‘output’, wat mensen opleveren. En zo kon het gebeuren dat één van onze teammaatjes zijn kwartaalprioriteit (‘rock’) niet opleverde.

Falende oplevering
Die oplevering was echt onvoldoende. Dat bleek tijdens de afgelopen kwartaalmeeting (‘quarterly’). Het teamlid kwam met een veel te beperkte oplevering voor zijn kwartaaldoel. En misschien nog wel erger: inhoudelijk had hij uitgangspunten gebruikt en die niet getoetst.

Omdat we een virtuele organisatie zijn hadden we hem ook nooit zien werken aan zijn kwartaaldoel. We hadden er wel eens naar gevraagd, maar alles zou goed komen. Niet dus. De intentie was absoluut uitstekend, de oplevering onvoldoende. Maar wat nu?

Terugvallen of geloof houden?
De eerste reactie was: we zetten iedereen weer bij elkaar. Maar dat wringt met ons heilig geloof in Ondernemen 2020. Ondernemen 2020 gaat over de virtuele netwerkorganisatie die wij nu bouwen. Omdat we meer in klanten willen investeren dan in bakstenen voor een groter kantoor. Virtueel wil voor ons zeggen dat we bij elkaar willen horen zonder dat we bij elkaar zijn. We geloven hier in. Voor onze klanten en voor onszelf. Dus we kozen voor een andere oplossing.

Wekelijks inzicht in voortgang kwartaaldoelen
We besloten tot invoering van een instrument waarmee we de besturing inzichtelijk maken. Een aantal bevriende organisaties werken met een dergelijke methodiek. Het is eigenlijk heel eenvoudig:
1. elk teamlid kiest zelf 3-5 persoonlijke kwartaaldoelen. Deze kwartaaldoelen zijn in lijn met het kwartaalthema en kwartaaldoelen van de organisatie.
2. elk teamlid verbijzondert elk persoonlijk kwartaaldoel in 3-5 projecten.
3. elke week aan het begin deelt elk teamlid vijf acties of taken met zijn of haar team en deelt aan het einde van week welke acties afgerond (op beter nog: opgeleverd) zijn.
4. Oplevering van een actie tot status ‘groen’, gedeeltelijke of geen oplevering is onverbiddelijk ‘rood’ en afwezigheid vanwege vakantie administreren we als ‘blauw’.

Dat zetten we in een Excel en zo krijgen we aan gaandeweg het kwartaal of er risico is dat een teamlid een kwartaaldoel niet haalt.

Een voorbeeld
Voorbeelden zeggen natuurlijk veel. Laat ik een voorbeeld geven van één van mijn kwartaalprioriteiten voor dit kwartaal: Refresh Professionaliseren. Ik haal dit doel als ik drie projecten succesvol heb opgeleverd:
1. gewijzigde managementovereenkomsten en participatieovereenkomst getekend zijn
2. er elke twee weken een nieuw artikel verschijnt in het Refresh Handboek.
3. checklists zijn ingevoerd en door iedereen gebruikt.

Die projecten waarmee ik Refresh verder help in de professionalisering. De allereerste actie waaraan ik mij gecommitteerd heb is: bestellen van de boeken van ‘Checklist Manifesto’ voor de Refresh Lunch. Dat is vrijdag afgerond. Punt. Uit. Teamleden: je kunt hier op bouwen.

Groot denken, klein beginnen
Zelfs kleine taakjes zijn een stap naar een groter doel. Dertien weken lang committeer ik mij elke week aan vijf acties die leiden tot het opleveren van mijn vijf kwartaaldoelen. Dat lijkt misschien beperkt, maar de wekelijkse aandacht voor de kwartaaldoelen geeft focus. Maar er is meer. Mijn teamleden kijken mee. Als ik alleen maar kom met kleine acties en die vervolgens wel behaal, dan zullen zij op een gegeven moment vanzelf vragen stellen of ik mijn doel wel ga behalen. De voortgang van mijn kwartaaldoelen wordt transparant voor mijn teamleden. Er ontstaat een soort zelfreinigend vermogen van het team.

Social Dashboard made visual OR Visual Dashboard made social
Hoe noemen we deze methodiek nu? Die methodiek die de voortgang van alle kwartaaldoelen visualiseert? Visual Dashboard? Maar ook de methodiek die dialoog en interactie tussen teamleden richting geeft. Social Dashboard? We kiezen voor het laatste. We geloven in een virtuele organisatie dat het sociale (‘menselijke’) karakter voorop moet staan.

Software Tool
De eerste versie van de Social Dasboard maken we in Excel. Maar we overwegen om hiervoor een online webtool te ontwikkelen. Dat maakt de tool universeler en nòg virtueler. We hebben al wat tips gekregen en staan altijd open voor suggesties!

Wordt vervolgd…
Op basis van positieve ervaringen van andere organisaties en onze eigen intentie verwachten we dit kwartaal veel van ons experiment met het Social Dashboard. Wordt vervolgd…