Door: Pieter van Osch

Als je elkaar niet elke dag in levende lijve ziet, dan kan de communicatie daaronder lijden. Naast allerlei tools speelt ritme een belangrijke rol. Hoe vaker je met elkaar belt, hoe korter de telefoontjes. De Daily Huddle is een methodiek om elke dag elkaar minimaal één keer te bellen.

Gebrekkige communicatie
Gebrekkige communicatie is ineffectief en leidt tot ontevreden klanten en ontevreden medewerkers. Allerlei tools kunnen helpen bij communicatie, zoals wij eerder ook Evernote en Dropbox beschreven. Maar een dagelijks ritme waarbij je afspreekt elkaar te bellen is nog effectiever. De Daily Huddle, een techniek uit de Rockefeller Habits, is daarvoor uitermate geschikt.

Elke dag vergaderen
“Mastering the Rockefeller Habits” van Verne Harnish gaat uit van het idee dat meer vergaderen werkt. En hij heeft inmiddels in de praktijk onderbouwd dat dit werkt. Elke dag korte sociale management-interacties werken uitstekend. Hij noemt deze de daily huddles.

Daily huddles doe je volgens een bepaalde structuur:

• met je hele team (vaak 3-8 mensen)
• maximaal 15 minuten (totaal!)
• elke dag op hetzelfde tijdstip. Kies een ‘vreemd’ tijdstip (bv 12:12 of 08:59), dan zijn de deelnemers beter op tijd.
• bij voorkeur ‘face to face’ (staand, niet gaan zitten), eventueel per telefoon
• drie onderwerpen:
  • 1e ronde: elk lid vertelt wat hij die dag doet — kort en specifiek.
  • 2e ronde: elk lid vertelt zijn KPI’s
  • 3e ronde: elk lid vertelt waar hij die dag denkt vast te lopen in wat hij gaat doen

Drie rondes binnen 15 minuten
De 1e ronde — niet algemeen blijven, dus niet “ik bezoek vestigingen, heb een afspraak met een klant en evaluatiegesprekken”. Wel: “ik bezoek vestigingen in Nijmegen en Den Bosch, heb een afspraak met klant KLM en voer evaluatiegesprekken met Jan en Piet”. Waarom specifiek? Als een ander lid bedenkt dat hij nog een ervaring met Jan moet delen, kan hij na de daily huddle nog even bellen.

De 2e ronde — elk lid vertelt zijn KPI waar hij verantwoordelijk voor is. Zonder verdere discussie. Bij ons heeft elk teamlid drie getallen, zoals in mijn geval bankstand, omzet en debiteuren.

De 3e ronde — vertel wat je hindert of kan hinderen in de uitvoering van je werk die dag. Bijvoorbeeld “ik moet dan wel toegang hebben tot mijn email, gisteren werkte dat niet”. Dat kan het signaal zijn voor één van de andere leden aan de daily huddle om daar mee te helpen. Dat helpen doe je dan weer na de daily huddle.

Geen discussie!
Het ritme (elke dag op hetzelfde tijdstip) en de korte duur (max. 15 minuten) is krachtig. Iedereen komt aan het woord. Geen discussies, alleen korte verklarende vragen (“welke afdeling van de KLM?”). Discussies vinden plaats na de daily huddle. Dan kun je een ander lid bellen en hem of haar helpen.

De daily huddle werkt effectief zowel op kantoor als onderweg. Wij gebruiken de daily huddle nu 1,5 jaar, tot tevredenheid en met verbluffende resultaten. Vaak zijn wij beter geïnformeerd dan onze klanten!

Refresh & Ondernemen 2020
Dit artikel maakt deel uit van Refresh’ ontdekkingsreis naar het nieuwe ondernemen. Refresh ontdekt Ondernemen 2020. Ondernemen 2020 is het nieuwe ondernemen. Ondernemen met aandacht voor de klant. Succesvol klanten bedienen vanuit een kernorganisatie met daarom heen een groeiende groep van experts. Dit jaar ontdekken we wat wel en niet werkt bij het invoeren van thema’s, processen, procedures en tools. Wij doen dit vanuit twee speerpunten:

1. een virtuele organisatie, waarin we niet meer investeren in bakstenen maar wel meer investeren in samenwerken voor klanten, ofwel “bij elkaar horen zonder bij elkaar te zijn”
2. een netwerkorganisatie met een kleine vaste kern van eigen mensen en daarom heen een groot netwerk aan specialisten. Het motto: “de juiste mensen met de juiste expertise op de juiste plek”.

Van deze reis doen we hier in 2011 praktisch verslag.
Lees hier meer over hoe we met Ondernemen 2020 zijn begonnen.