Door: Pieter van Osch

Samenwerken is essentieel bij elk klantproject. Dat geldt helemaal bij het nieuwe werken als je elkaar niet elke dag op kantoor ziet. Hoe houd je alle bestanden bij elkaar, hoe deel je bestanden en ben je verzekerd van de laatste versie? Het antwoord is verbluffend simpel: Dropbox.

Dropbox
Met Dropbox deel je bestanden. Offertes, projectplannen, werktekeningen en bespreekverslagen. Je maakt bestanden beschikbaar voor je collega’s. Met Dropbox doe je dat op een intuïtieve manier. Dropbox toont en gedraagt zich als een map op je computer en slaat de bestanden beveiligd op internet op. Dropbox is beschikbaar voor allerlei apparaten, zoals Windows, Apple Mac, iPhone, iPad, Linux, Blackberry, Android en Windows Mobile.

Dropbox installeren
Het installeren van Dropbox gaat eenvoudig. Je downloadt een klein programmaatje van Dropbox.com en maakt een gratis account aan. Dat is alles. Je bent klaar voor gebruik.

Meerdere gebruikers, één Dropbox
Dropbox kent een beveiligingsstructuur. Bestanden zijn niet publiek. Daarnaast kun je verschillende personen uitnodigen voor verschillende mappen. Zo hebben wij een map ‘projecten’, waar iedereen binnen Refresh toegang tot heeft. En een map ‘Management’ waar alleen het management team bij kan. En voor een klant hebben wij een map, waar de projectmedewerkers toegang tot hebben en de klant natuurlijk.

Dropbox gebruiken
Dropbox leidt tot een nieuwe map waarin je met bestanden kunt werken zoals je gewend bent. Zo kun je eenvoudig bestanden op Dropbox lezen en plaatsen vanuit een bijvoorbeeld een tekstverwerker of bestanden slepen van de harddisk naar dropbox en omgekeerd.

Je kunt Dropbox ook gebruiken als je offline bent. Je hebt dan toegang tot alle bestanden, omdat je ze bij je hebt. Op het moment dat je weer binnen netwerkbereik bent, synchroniseert Dropbox automatisch.

Toepassingsmogelijkheden
Dropbox maakt een groot aantal toepassingen mogelijk:

• verschillende mappen aanmaken voor verschillende klanten en projecten
• klanten een eigen map geven om bestanden in op te slaan
• bestanden tussen verschilende computers uit te wisselen (PC, iPhone, iPad en meer)
• bestanden tussen collega’s uitwisselen
• bestanden met klanten uitwisselen
• samen op afstand aan één bestand werken. Hier is wel een aandachtspunt: je kunt wel één bestand samen gebruiken, maar niet tegelijkertijd gebruiken.
• en nog veel meer mogelijkheden, die wij allemaal niet gebruiken om succesvol samen te werken.

Prijzen
Tot 2Gb is Dropbox gratis. Dat is veel en wij werken nu twee jaar zonder die 2Gb limiet te overschrijden. Maar we zitten er wel tegen aan en vermoeden dat we uiteindelijk overgaan op de betaalde versie van Dropbox. Daarvan zijn twee varianten: een $ 9,99 variant (tot 50Gb) en een $ 19,99 variant (tot 100Gb).

Refresh & Ondernemen 2020
Dit artikel maakt deel uit van Refresh’ ontdekkingsreis naar het nieuwe ondernemen. Refresh ontdekt Ondernemen 2020. Ondernemen 2020 is het nieuwe ondernemen. Ondernemen met aandacht voor de klant. Succesvol klanten bedienen vanuit een kernorganisatie met daarom heen een groeiende groep van experts. Dit jaar ontdekken we wat wel en niet werkt bij het invoeren van thema’s, processen, procedures en tools. Wij doen dit vanuit twee speerpunten:

1. een virtuele organisatie, waarin we niet meer investeren in bakstenen maar wel meer investeren in samenwerken voor klanten, ofwel “bij elkaar horen zonder bij elkaar te zijn”
2. een netwerkorganisatie met een kleine vaste kern van eigen mensen en daarom heen een groot netwerk aan specialisten. Het motto: “de juiste mensen met de juiste expertise op de juiste plek”.

Van deze reis doen we hier in 2011 praktisch verslag.

Lees hier meer over hoe we met ondernemen 2020 zijn begonnen.