Door: Pieter van Osch

Samenwerken en informatie delen is essentieel bij elk klantproject. Dat geldt helemaal bij het nieuwe werken als je elkaar niet elke dag op kantoor ziet. Hoe houd je alle informatie bij elkaar, hoe deel je informatie en hoe ben je verzekerd van de meest recente informatie waar je ook bent? Het antwoord is verbluffend simpel: Evernote.

Evernote
Evernote gebruiken wij bij Refresh voor het verzamelen en vastleggen van informatie. Allerlei informatie. Zoals korte notities, gespreksverslagen, uitwerkingen van ideeën en concepten, links naar websites van concurrenten, you name it. Evernote houdt die informatie allemaal vast en biedt de mogelijkheid om zeer grondig te zoeken door de berg aan informatie.

Evernote is beschikbaar voor allerlei apparaten, zoals Windows, Apple Mac, iPhone, iPad, Blackberry, Android en Windows Mobile. En via het web. De feitelijke notities staan ‘in the cloud’ en synchroniseren automatisch tussen al je apparaten. Dat gebeurt automatisch, in de achtergrond en foutloos. Altijd je meest up-to-date informatie bij de hand. Want Evernote werkt ook zonder internetverbinding.

Evernote installeren
Het installeren van Evernote gaat eenvoudig. Je downloadt een klein programmaatje van Evernote.com en maakt een gratis account aan. Dat is alles. Je bent klaar voor gebruik.

Informatie opslaan in Evernote
Evernote staat een groot aantal manieren toe om informatie op te slaan:

• intypen
• knippen en plakken
• via clippings, eem methode waarmee je eenvoudig informatie naar Evernote stuurt
• via een speciaal emailadres. Dit is een waardevolle optie. Als Evernote-gebruiker heb je een speciaal Evernote-emailadres. Alles wat je naar dat emailadres stuurt, slaat Evernote automatisch voor je op in jouw Evernote-bestand. Ideaal voor als iemand een link of interessante email stuurt, je forward die info naar je speciale Evernote-adres en je kunt verder zonder er nog over na te hoeven denken.
• door integratie met andere toepassingen, zoals wij Nozbe gebruiken voor projectadministratie. De notities zijn dan zowel in Nozbe als in Evernote te bekijken en te bewerken.

Informatie zoeken in Evernote
Evernote is een kei in het zoeken van informatie. Zoeken kan op een aantal manieren:

• zoeken op woorden en (delen van) zinnen
• zoeken op tags
• zoeken binnen PDF bestanden
• zoeken op handgeschreven teksten binnen PDF bestanden

Dat was wel de grootste verrassing van Evernote. Ik sla veel handgeschreven notities op in Evernote. Notities met pen gemaakt in mijn Moleskine en daarvan een foto gemaakt met mijn iPhone. Toen ik op een specifiek woord zocht, toonde Evernote ook één van mijn handgeschreven notities. Bingo!

Werkboeken delen met andere gebruikers
Evernote biedt de mogelijkheid om werkboeken te delen met gebruikers. Geautoriseerde gebruikers kunnen informatie in zo’n werkboek lezen en opslaan.

Dropbox gebruiken
Dropbox leidt tot een nieuwe map waarin je met bestanden kunt werken zoals je gewend bent. Zo kun je eenvoudig bestanden op Dropbox lezen en plaatsen vanuit een bijvoorbeeld een tekstverwerker of bestanden slepen van de harddisk naar dropbox en omgekeerd.

Je kunt Dropbox ook gebruiken als je offline bent. Je hebt dan toegang tot alle bestanden, omdat je ze bij je hebt. Op het moment dat je weer binnen netwerkbereik bent, synchroniseert Dropbox automatisch.

Toepassingsmogelijkheden
Evernote maakt een groot aantal toepassingen mogelijk:

• informatie vastleggen op je centrale computer
• informatie classificeren in thema’s of projecten
• snel en doeltreffend zoeken van bepaalde informatie
• informatie delen met andere gebruikers

Prijzen
Evernote omarmt het freemium business model. Dat betekent dat er een gratis account en een betaald account is. Het gratis account biedt veel mogelijkheden. Het Premium-account biedt voor US$ 5 per maand of US$ 45 per jaar een paar interessante extra mogelijkheden. Het delen van werkboeken, een grotere opslagruimte en het kunnen opslaan van verschillende bestandstypen behoren tot de Premium-extra’s.

Evernote vs Dropbox
Vorige week schreven we over samenwerken met Dropbox. Wat is het verschil tussen Evernote en Dropbox? Evernote is vooral gericht op informatie, zoals aantekeningen, links naar websites, (project)verslagen. Dropbox is vooral gericht op bestanden (Word, Excel, Powerpoint, CAD-tekeningen, foto’s). Evernote en Dropbox overlappen elkaar bij bepaalde bestanden, zoals met name PDF-bestanden. Zowel Evernote en Dropbox kunnen prima PDF-bestanden voor je opslaan. Als je regelmatig door PDF-bestanden moet zoeken (bijvoorbeeld op woorden), dan is Evernote beter geschikt. Als PDF-bestanden erg groot zijn, dan gebruiken wij Dropbox.

Refresh & Ondernemen 2020
Dit artikel maakt deel uit van Refresh’ ontdekkingsreis naar het nieuwe ondernemen. Refresh ontdekt Ondernemen 2020. Ondernemen 2020 is het nieuwe ondernemen. Ondernemen met aandacht voor de klant. Succesvol klanten bedienen vanuit een kernorganisatie met daarom heen een groeiende groep van experts. Dit jaar ontdekken we wat wel en niet werkt bij het invoeren van thema’s, processen, procedures en tools. Wij doen dit vanuit twee speerpunten:

1. een virtuele organisatie, waarin we niet meer investeren in bakstenen maar wel meer investeren in samenwerken voor klanten, ofwel “bij elkaar horen zonder bij elkaar te zijn”
2. een netwerkorganisatie met een kleine vaste kern van eigen mensen en daarom heen een groot netwerk aan specialisten. Het motto: “de juiste mensen met de juiste expertise op de juiste plek”.

Van deze reis doen we hier in 2011 praktisch verslag.

Lees hier meer over hoe we met Ondernemen 2020 zijn begonnen.